DPMD Paser : Wujudkan Arsip Terkelola Dengan Baik Melalui Inovasi “Si Dara Masak Sate Lobak
Tana Paser – Setiap pekerjaan dan aktivitas perkantoran pemerintah dan swasta memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber informasi yang wajib dimiliki oleh sebuah kantor adalah arsip yang merupakan bukti dan rekaman dari aktivitas atau transaksi mulai dari kegiatan pelayanan sampai kepada kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan.
Pengelolaan arsip bisa dilakukan baik secara manual maupun menggunakan komputer agar menjadi suatu informasi yang dapat dipakai sebagai dasar dalam pengambilan keputusan.
Penataan arsip yang baik dan benar baik akan mempermudah dalam penemuan kembali, sehingga ketika arsip dibutuhkan dalam pengambilan keputusan, arsip tersebut dapat segera ditemukan.
Permendagri Nomor 83 Tahun 2022 akan mempermudah terutama dalam penemuan kembali arsip. Karena tata kelola kearsipan yang baik merupakan salah satu indikator kinerja organisasi yang tertuang dalam Permenpan RB Nomor 30 Tahun 2018 Tentang Pedoman Evaluasi Reformasi Birokrasi Instansi Pemerintah.
Permenpan RB ini juga menyatakan hasil pengawasan kearsipan merupakan salah satu komponen dalam penilaian reformasi birokrasi.
Penataan arsip tidak bisa dipandang sebelah mata dengan hanya beranggapan arsip adalah benda yang hanya diberkas dan ditimbun, tetapi arsip merupakan sumber kekayaan yang layak dan perlu dilestarikan.
Maka dari itu, Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa (DPMD) Kabupaten Paser mulai tahun 2024 ini melaunching Inovasi “Arsip Dinas Pemberdayaan Masyarakat Dan Desa Terkelola Dengan Baik (SI Dara Masak Sate Lobak)” dengan kegiatan fokus dalam melakukan pendataan dan Penataan arsip dilingkungan DPMD Kabupaten Paser. Senin, 29 Januari 2024.
Kepala DPMD Paser, Drs. Chandra Irwanadhi, M.Si, mengatakan bahwa “penataan arsip ini memang harus dilakukan secara baik dan sesuai dengan kaidah akan menjadikan arsip sebagai sumber informasi dan komunikasi, sumber sejarah, sumber pertanggung jawaban, sebab, apabila arsip tidak ditata dengan baik maka pencarian surat/arsip menjadi sulit dan lama sehingga dapat menghambat dalam proses pengambilan keputusan, proses pertanggung jawaban, dan proses-proses kegiatan lain yang harus segera diselesaikan.” Ujarnya.
Drs. Chandra Irwanadhi, M.Si menambahkan “Selama ini arsip mungkin sudah tertata baik, tapi secara aturan mungkin belum sesuai, untuk itu kami bekerjasama dengan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan untuk melakukan penataan Arsip, sehingga dengan penataan arsip ini tentu untuk mempermudah menemukan kembali arsip yang sudah kita arsip kan,”katanya.
Sementara itu, Sekretaris DPMD, Dr. Kasrani Latief mengatakan “ Pemberkasan arsip nanti menghasilkan arisp aktif dan in aktif. In aktif itu artinya retensi atau fungsinya sudah berkurang karena jarang digunakan mungkin satu dua kali saja setahun dibutuhkan, sedangkan aktif itu digunakan secara terus menerus. Jadi arsip itu statusnya dari aktif menjadi inaktif menjadi statusnya permanen atau dimusnahkan,” katanya.
Dr. Kasrani Latief menambahkan “Pengelolaan arsip ini aturannya sudah ada baik dari tingkat nasional maupun dari kita Kabupaten Paser. Kami harap ini bisa diimplementasikan dengan maksimal, sehingga ke depannya di Dinas PMD arsip bisa dengan mudah ditemukan, dan kita berharap pengelolaan arsip di Kabupaten Paser menjadi salah satu yang terbaik di tingkat nasional,” pungkasnya.
Pewarta: Hutja, Editor: Ropi’i